ChatGPTで議事録作成！簡単3ステップで効率化するやり方

会議の議事録作成、こんなお悩みありませんか？

会議が終わった後、すぐに取り掛かりたいのが議事録の作成です。しかし、参加者の発言を正確に記録し、要点をまとめる作業は、想像以上に時間と手間がかかりますよね。

* 「発言内容を正確に聞き取れなかった…」
* 「誰が何を話したか、整理するのが大変…」
* 「要点をまとめるのに時間がかかりすぎて、他の業務が進まない…」
* 「議事録のフォーマットを毎回考えるのが面倒…」

もし、あなたがこのような悩みを抱えているなら、ChatGPTを活用した議事録作成が解決策となるかもしれません。

近年急速に進化を遂げている生成AI、特にChatGPTは、文章の要約や生成、翻訳など、様々なタスクをこなすことができます。この能力を議事録作成に応用することで、これまで抱えていた課題を劇的に改善できる可能性があるのです。

本記事では、AI初心者の方でもすぐに実践できる、ChatGPTを使った議事録作成の具体的なやり方を、3つのステップに分けて詳しく解説します。さらに、効果的なプロンプトの例も豊富に紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

ChatGPTで議事録作成！簡単3ステップのやり方

ChatGPTを使った議事録作成は、非常にシンプルです。以下の3つのステップで進めましょう。

ステップ1：会議の録音・録画データやメモを用意する

まず、議事録の元となる情報を準備します。最も理想的なのは、会議の音声を録音したデータです。録音データがあれば、ChatGPTに正確な発言内容をテキスト化してもらうことができます。

もし録音データがない場合は、以下のようなものでも代用可能です。

* 会議の録画データ：映像から音声を抽出するか、一時停止しながらメモを取る。
* 手書きのメモや走り書き：会議中に取ったメモを、できるだけ詳細に書き起こす。
* 参加者からの共有事項：会議で決まったことや、各担当者が持ち帰ったタスクなどをまとめたもの。

いずれの場合も、ChatGPTが理解しやすいように、できるだけ正確で詳細な情報を用意することが重要です。誤字脱字が多い、内容が不十分な場合は、AIも正確な議事録を作成できません。

議事録作成に役立つツールの紹介

会議の録音・録画データをテキスト化する際には、専用のAI文字起こしツールを利用するのも効率的です。例えば、以下のようなツールがあります。

* Notta
* Vrew
* AmiVoice

これらのツールで一度テキスト化しておけば、ChatGPTへの入力もスムーズになります。

ステップ2：ChatGPTに議事録作成を指示する（プロンプトの入力）

準備した情報を基に、ChatGPTに議事録作成を依頼します。ここでの鍵となるのが、「プロンプト」と呼ばれる指示文です。どのようなプロンプトを入力するかによって、生成される議事録の質が大きく変わってきます。

以下に、議事録作成に役立つプロンプトの例をいくつかご紹介します。

議事録作成プロンプトの基本形

まずは、基本的なプロンプトの例です。

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以下の会議の録音テキストを基に、議事録を作成してください。
会議名：〇〇プロジェクト定例会議
日時：2023年10月27日
参加者：山田、佐藤、田中、鈴木

（ここに会議の録音テキストを貼り付ける）

議事録には以下の項目を含めてください。
・会議名
・日時
・参加者
・決定事項
・各担当者のアクションアイテム（担当者と期日を明記）
・次回までの宿題
・その他特記事項
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より詳細な指示を加えるプロンプト例

より具体的な指示を加えることで、希望する形式に近い議事録を作成できます。

* **要約を重視したい場合**

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以下の会議の録音テキストを、簡潔に要約して議事録を作成してください。
各発言の詳細は省略し、結論と決定事項、アクションアイテムを中心にまとめてください。
会議名：〇〇プロジェクト定例会議
日時：2023年10月27日
参加者：山田、佐藤、田中、鈴木

（ここに会議の録音テキストを貼り付ける）

議事録のフォーマットは以下のようにしてください。
【議題】
【決定事項】
【アクションアイテム】
　・〇〇（担当者：△△、期日：□□）
　・△△（担当者：〇〇、期日：△△）
【次回までの確認事項】
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* **発言者ごとの発言内容を明確にしたい場合**

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以下の会議の録音テキストを基に、発言者ごとに内容を整理し、議事録を作成してください。
各発言の要点を分かりやすく記述し、誰がどのような意見を述べたのかを明確にしてください。
会議名：〇〇プロジェクト定例会議
日時：2023年10月27日
参加者：山田、佐藤、田中、鈴木

（ここに会議の録音テキストを貼り付ける）

議事録には、決定事項とアクションアイテムも必ず含めてください。
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* **特定のトピックについて深掘りしたい場合**

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以下の会議の録音テキストから、「新機能のUIデザイン」に関する議論を抽出し、議事録を作成してください。
議論された内容、出された意見、決定事項、今後の検討事項を詳細に記述してください。
会議名：〇〇プロジェクト定例会議
日時：2023年10月27日
参加者：山田、佐藤、田中、鈴木

（ここに会議の録音テキストを貼り付ける）
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プロンプト作成のポイント

* 役割を与える：「あなたは優秀な秘書です。」のように、ChatGPTに役割を与えることで、より丁寧で分かりやすい文章が生成されやすくなります。
* 出力形式を指定する：「箇条書きで」「表形式で」「〇〇文字以内で」など、具体的な形式を指定しましょう。
* 含めてほしい項目を明確にする：「決定事項」「アクションアイテム」「次回までの宿題」など、漏れなく含めてほしい項目をリストアップします。
* 具体例を示す：「例えば、アクションアイテムは『〇〇（担当者：△△、期日：□□）』のように記述してください。」のように、具体的な例を示すと、より意図が伝わりやすくなります。

より高度なプロンプトの活用法については、「ChatGPTプロンプトテンプレ集！初心者でもすぐ使える効果的な活用法」でも詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

ステップ3：生成された議事録の確認と修正

ChatGPTが生成した議事録は、あくまでAIによる自動生成です。そのため、必ず人間による確認と修正作業が必要になります。

生成された議事録を読み返し、以下の点を確認しましょう。

* 情報の正確性：発言内容や決定事項に誤りはないか。
* 漏れはないか：重要な情報や発言が抜けていないか。
* 分かりやすさ：専門用語の解説や、文脈が不明瞭な箇所はないか。
* フォーマット：指定したフォーマット通りになっているか。
* 誤字脱字：AIも誤字脱字をすることがあります。

特に、決定事項やアクションアイテム（担当者、期日）は、後々の業務に直結するため、細心の注意を払って確認・修正してください。

もし、生成された議事録の内容に満足できない場合は、プロンプトを修正して再度生成を依頼したり、AIに「〇〇の部分をもう少し詳しく説明してください」といった追加の指示を与えたりすることも可能です。

ChatGPTによる議事録作成は、この確認・修正作業を含めても、手作業でゼロから作成するよりも格段に時間を短縮できます。

議事録の要約にもChatGPTを活用

もし、会議の録音データが長すぎて、全文をChatGPTに入力するのが難しい場合は、まず録音データを要約するプロンプトを使用し、その要約結果を基に議事録を作成するという二段階の方法も有効です。

例えば、以下のようなプロンプトで要約ができます。

以下の会議の録音テキストを、箇条書きで要約してください。
各発言の要点を短くまとめ、全体で〇〇文字程度に収まるようにしてください。

（ここに会議の録音テキストを貼り付ける）

「【ChatGPT要約プロンプト】例文で簡単！記事・長文を瞬時にまとめる方法」でも、様々な要約プロンプトを紹介していますので、ぜひご活用ください。

ChatGPTで議事録作成を効率化するメリット

ChatGPTを活用して議事録作成を行うことで、以下のようなメリットが得られます。

* 圧倒的な時間短縮：手作業に比べて、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。
* 業務効率の向上：議事録作成に費やしていた時間を、他のコア業務に充てることができます。
* ミスの削減：AIが正確な文字起こしや要約を行うため、聞き間違いや書き漏れといったヒューマンエラーを減らせます。
* フォーマットの統一：毎回同じプロンプトを使用することで、議事録のフォーマットを統一しやすくなります。
* アイデア創出のサポート：生成された議事録から、新たな視点や改善点を発見できることもあります。

まとめ：ChatGPTで議事録作成をマスターしよう！

本記事では、ChatGPTを使った議事録作成の具体的なやり方を、3つのステップで解説しました。

1. 会議の録音・録画データやメモを用意する
2. ChatGPTに議事録作成を指示する（プロンプトの入力）
3. 生成された議事録の確認と修正

この手順を踏むことで、これまで時間のかかっていた議事録作成のプロセスを、劇的に効率化することが可能です。

最初は、シンプルなプロンプトから試してみるのがおすすめです。慣れてきたら、より詳細な指示を加えることで、自分好みの議事録を作成できるようになるでしょう。

ChatGPTは、議事録作成だけでなく、ブログ記事の作成や、画像生成AIの設定、AI美女の生成など、様々な分野で活用できます。

ぜひ、この機会にChatGPTを活用して、あなたの業務効率を一段階アップさせてみてください。